Warum E-Mail-Archivierung?
E-Mail ist nicht nur ein wichtiges Kommunikationsmedium, sondern auch eine umfassende und wertvolle Informationsressource in Unternehmen. Das Management dieser Ressource kann jedoch eine Herausforderung darstellen. Per E-Mail übertragene Daten verbleiben in der Regel in den Postfächern der Mitarbeiter und werden darüber hinaus nicht an einer zentralen Stelle gesichert. Auf diese Weise entstehen fragmentierte Datensilos, die das Wissen vieler Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Kollegen effizient nutzbar zu machen, kann entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens beitragen.
Herausforderung E-Mail-Management: juristisch, technisch, wirtschaftlich
Herausforderung E-Mail-Management: juristisch, technisch, wirtschaftlich
Die meisten Unternehmen verfügen über ausgezeichnete E-Mail-Server oder GroupwareLösungen zur E-Mail-Kommunikation. Diese Systeme sind jedoch üblicherweise nicht dafür ausgelegt, große Datenmengen über einen längeren Zeitraum aufzubewahren und bereitzustellen – sie sind für diesen Zweck auch nicht konzipiert worden. Daraus können sich in der Praxis juristische, technische und wirtschaftliche Herausforderungen ergeben.
Berücksichtigung der juristischen Pflichten
Nahezu alle Unternehmen in der DACH-Region sind rechtlich dazu verpflichtet, E-Mails über mehrere Jahre hinweg zuverlässig, revisions- und manipulationssicher aufzubewahren (vor allem in Deutschland auch „GoBD-Konformität“ genannt). Die geltenden Gesetze und Vorschriften mit E-Mail-Servern, Groupware-Lösungen und Backup-Systemen zu erfüllen, ist je nach Markt und Branche komplex bis de facto unmöglich. Kommt es zu einem Rechtsstreit (z. B. in dem E-Mails als Beweis eine Rolle spielen) oder etwa zu einer Geltendmachung von Betroffenenrechten nach der EU-DSGVO (Löschung, Auskunft, Beschränkung…) müssen Geschäftsführung bzw. Legal- oder Compliance-Abteilung jederzeit in der Lage sein, u. a. den kompletten E-Mail-Bestand des Unternehmens effizient durchsuchen zu können.
Umsetzung der technischen Anforderungen
Um das Kommunikationsmittel E-Mail effektiv und produktiv zu nutzen, benötigen Anwender jederzeit schnellen und unkomplizierten Zugriff auf ihren gesamten E-Mail-Bestand. Idealerweise umfasst dieser Zugriff auch ältere E-Mails, die bereits aus dem Postfach gelöscht wurden – sei es aus Versehen oder um Platz im Postfach zu schaffen. Die Suche nach E-Mails sollte intuitiv und einfach sein, ebenso wie die Wiederherstellung gelöschter E-Mails und Dateianhänge und im besten Fall ohne die Einbindung des IT-Service Desks möglich sein. In der Regel sind derartige Self-Service Features allerdings nicht Teil einer E-Mail- oder Groupware-Lösung.
Wirtschaftliche Implikationen
Aufwand und Ressourcen stellen einen nicht unerheblichen Anteil des IT-Budgets dar, wenn es darum geht, fortlaufend Performance Probleme des E-Mail-Servers und erreichte Speicherkapazitäten zu managen. Darüber hinaus nehmen tagtägliche Anfragen der Benutzer nach gelöschten E-Mails oder Wiederherstellung korrupter, dezentral gespeicherter E-Mails, z. B. in Form von PST-Dateien, weitere Ressourcen in Anspruch. Ebenso leidet die Produktivität der Anwender, wenn sie viel Zeit damit verbringen, in ihrem verfügbaren EMail-Bestand nach alten E-Mails oder spezifischen Informationen zu suchen.
Mailarchivierung aus Deutschland
Mailarchivierung aus Deutschland
MailStore ist Anbieter von Software zur Archivierung von Mails – zuverlässig, sicher und platzsparend. Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen sind die Software-Lösungen des deutschen Unternehmens MailStore bestens geeignet. Sie tragen mit ihren umfangreichen Funktionen nicht nur zu mehr (Rechts-)Sicherheit bei, sondern ermöglichen auch ein effizienteres Arbeiten.
